AKTUELLES
Einführung der E-Rechnung zum 01.01.2025 – FAQ (häufig gestellte Fragen)
Allgemeine Fragen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die digital erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie beinhaltet alle notwendigen Informationen einer traditionellen Papierrechnung, folgt jedoch bestimmten digitalen Standards, die eine effiziente und automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Es gibt reine Datensatz-E-Rechnungen (z. B. XRechnung), die spezielle Software zum Lesen benötigen, und hybride E-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD), die mit einer für den Menschen lesbaren PDF-Datei verknüpft sind. Eine PDF ohne Datensatz ist keine E-Rechnung. Für rechtliche Zwecke zählt ausschließlich der Datensatz.
Warum werden E-Rechnungen eingeführt?
Die Einführung von E-Rechnungen wird durch das Wachstumschancengesetz geregelt und zielt darauf ab, den Rechnungsaustausch effizienter, sicherer und umweltfreundlicher zu gestalten. Dies steht im Zusammenhang mit der forstschreitenden Digitalisierung und soll den elektronischen Geschäftsverkehr fördern. Ab 2025 ist jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnung zu empfangen und verarbeiten zu können.
Gibt es noch weitere gesetzliche Maßnahmen in Planung?
Ja, ab dem Jahr 2028/2030 sollen alle Rechnungen EU-weit über eine staatliche Austauschplattform laufen, um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Dieser Schritt wird weiteren Anpassungsbedarf erfordern, der bei frühzeitiger Vorbereitung minimal sein sollte. Deutschland hinkt aktuell in der Entwicklung dieser Plattform hinterher, im Gegensatz zu vielen anderen EU-Ländern, wo solche Systeme bereits existieren.
Gesetzliche Anforderungen
Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 gesetzlich E-Rechnungen empfangen können. Unternehmer ist jedes Unternehmen, auch wenn es ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze erbringt (z. B. Kleinunternehmer, Wohnungsvermieter, PV-Anlagenbetreiber).
Muss mein Unternehmen ab 2025 auch E-Rechnungen versenden?
In den ersten zwei Jahren nach Einführung dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen versenden. Ab 2027 bzw. 2028, je nach Vorjahresumsatz, wird der Versand von E-Rechnungen an Geschäftskunden (B2B-Bereich) verpflichtend. Rechnungen an private Endverbraucher (B2C-Bereich) und Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 €sind bisher nicht betroffen.
Technische Umsetzung
Wie kann mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt zunächst für den Empfang von E-Rechnungen. Wichtig ist jedoch, dass Ihr System in der Lage ist, diese Rechnungen angemessen zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Darf ich E-Rechnungen ausdrucken?
Nein, E-Rechnungen dürfen nicht ausgedruckt werden. Ihre elektronische Form muss zur Wahrung der Integrität und Authentizität beibehalten werden. Wir gehen davon aus, dass dies zukünftig verstärkt im Fokus der Finanzbehörden sein wird.
Wie erkenne ich E-Rechnungen?
E-Rechnungen unterscheiden sich auf dem ersten Blick nicht von einfachen pdf-Rechnungen. Allerdings haben diese pdf-Dateien einen (versteckten) Anhang, der eine Maschinenlesbarkeit der Rechnungsinhalte ermöglicht. Bitte gehen Sie davon aus, dass alle Rechnungen, die Sie ab dem 1.1.2025 als pdf-Rechnungen erhalten, E-Rechnungen sind, und leiten uns diese elektronisch weiter.
Anpassung der Geschäftsprozesse
Was ist zu tun, wenn ich Belege bisher nur in Papierform eingereicht habe?
Ihre internen Prozesse müssen so angepasst werden, dass E-Rechnungen digital empfangen, verarbeitet und weitergeleitet werden können. Eine papierbasierte Einreichung von E-Rechnungen ist nicht zulässig.
Denken Sie daran, Ihre Verfahrensdokumentation anzupassen, oder spätestens jetzt neu zu erstellen.
Welche Maßnahmen ergreift unsere Kanzlei in Bezug auf Papierbelege?
Ab 2025 akzeptieren wir ausschließlich digitale Belege. Sollten Mandanten dennoch Papierbelege einreichen, wird das Einscannen dieser Belege in Rechnung gestellt, um den zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu decken.
Was muss ich jetzt tun, um mich vorzubereiten?
- Technische Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archivieren können.
- Prozessanpassungen: Passen Sie interne Abläufe an, um E-Rechnungen in Ihre Prozesse zu integrieren.
- Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihr Personal im Umgang mit E-Rechnungen, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung und Finanzen.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Lieferanten und Kunden über den Wechsel auf E-Rechnungen und klären Sie technische Anforderungen. Ggf. sollten Sie eine separate Rechnungsadresse mitteilen (z. B. rechnung@ihr-unternehmen.de).
- Anpassung bzw. Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation
Entstehen Kosten?
Die Umstellung Ihrer Prozesse, die Einführung der passenden Software und ggf. die Anschaffung eines Scanners für Papierrechnungen kann zu einer Anfangsinvestition führen. Allerdings laufen digitale Prozesse in der Regel mit einem reduzierten Personal- und / oder Zeitaufwand, ganz zu schweigen von ersparten Druck- und Portokosten, wodurch sich diese Umstellung auf einen digitalen Prozess meistens schnell amortisiert.
Spezifische Hinweis
Kleinunternehmen:
Ab 2025 sind auch Kleinunternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Da nicht alle Kleinunternehmer über die notwendige technische Ausstattung verfügen, ist es ratsam, frühzeitig nach geeigneten, kostengünstigen Lösungen Ausschau zu halten.
Lexware Office / SevDesk - Mandanten:
Sie müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Bitte sorgen Sie dafür, dass ab 2025 eingehende E-Rechnungen direkt in Lexware Office oder SevDesk hochgeladen werden, um eine durchgängige digitale Verarbeitung und Archivierung zu sichern. Wir erwarten, dass diese Plattformen spätestens ab 2025 die Verarbeitung von E-Rechnungen voll unterstützen, was Ihren manuellen Aufwand in der Buchhaltung minimieren wird, da Beträge und Daten aus der Rechnung vollautomatisiert ausgelesen werden können.
Sollten Sie derzeit PDF-Rechnungen per E-Mail versenden, steht Ihnen ab 2025 eine Anpassung bevor. Die Zustimmung des Empfängers wird für den Versand reiner PDF-Rechnungen erforderlich sein. Wir empfehlen, frühzeitig auf E-Rechnungen umzusteigen, was dank der Unterstützung durch entsprechende Plattformen ohne Mehrkosten möglich sein sollte.
Zusätzliche Hinweise
Sicherheit und Datenschutz bei E-Rechnungen:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen den aktuellen Sicherheits- und Datenschutzstandards entsprechen. Dies ist von besonderer Bedeutung, da Rechnungen sensible Finanzinformationen enthalten.
Archivierung von E-Rechnungen:
Gemäß gesetzlichen Vorgaben müssen E-Rechnungen elektronisch in einem Format archiviert werden, das die unveränderte Wiedergabe der Rechnungsinformationen ermöglicht. Hierfür gibt es verschiedene Lösungen. Wir beraten Sie gerne.
Unterstützung und Beratung
Kann ich Unterstützung bei der Umstellung erhalten?
Selbstverständlich bieten wir Ihnen unsere Unterstützung und Beratung an, um den Übergang auf E-Rechnungen so reibungslos wie möglich zu gestalten. Wir sind bereit, Ihnen digitale Lösungen zu empfehlen, die nicht nur Ihren Bedürfnissen entsprechen, sondern auch die Umstellung für Sie vereinfachen.
Wir unterstützen Sie auch bei der Anpassung bzw. Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation.
An wen kann ich mich mit weiteren Fragen wenden?
Für alle weiteren Fragen oder den Bedarf an detaillierteren Informationen sind wir jederzeit für Sie da. Bitte zögern Sie nicht, uns über die gewohnten Kanäle zu kontaktieren. Wir sind hier, um Ihnen die benötigte Unterstützung oder Beratung anzubieten.
Diese FAQ dienen als Grundlage und erste Orientierungshilfe. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein entscheidender Schritt für die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens. Wir empfehlen daher, sich möglichst früh mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und entsprechende Vorbereitungen zu treffen.
Bei Fragen schicken Sie mir doch einfach eine E-Mail. Vielen Dank für Ihr Interesse.